外資系のコンサルタントをやっている人は、ほぼ全員が「キーボードのみ」で仕事をしています。
「キーボードのみ」というのはマウスを使っていないという意味です。
パソコンの操作は、
- マウスによるカーソルの移動
- 左右のクリック
- キーボードによる文字入力
で構成されています。
キーボードのみで仕事をしているということは、マウスの動きがありません。
このマウスの動きとクリックをすべてキーボードのキーで実現するのが「ショートカット」です。
ショートカットを覚えることによる一番のメリットは、以下の通りです。
- 期限ぎりぎりまで思考する時間を作ることができる。
どういったことなのか解説していきます。
Contents
コンサルタントの業務は「思考する時間」と「作成する時間」
コンサルタントの業務を大きく2つ分けるとすると、クライアントの課題解決のために「思考する時間」と相手に伝えるためのアウトプットを「作成する時間」に分かれます。
コンサルタントにとって、どちらの方が重要だと思いますか？
当然ながら、「思考する時間」です。
思考する時間が長ければ、自分の中で課題を深掘りすることもできますし、自分の仮説を確からしくするためのリサーチをする時間にもあてることができます。
また、他のプロジェクトメンバーとのディスカッションの時間や、アドバイスをもらう時間も増やすことができます。
そうすることによって、自分のアウトプットの質を向上させることができます。
コンサルタント業務に限らず、すべての仕事には期限があります。
期限までにできる限り、品質の高いアウトプットを出すために尽力するのがプロフェッショナルの仕事です。
つまり、品質の高いアウトプットを出すためには、アウトプットを「作成する時間」はなるべく短い方が良いと言えます。
ショートカットを使って資料作成の時間を極限まで短くする
資料を作っている時間というのは、実は生産的な時間ではありません。
コンサルタントのアウトプットは、パワーポイントで作るスライドになることが多いのですが、スライドを作っている時間ほど意味のない時間はありません。
ストーリーのあるスライドが出来上がって、クライアントに理解してもらって、実際に動いてもらって初めてコンサルタントの価値が出ます。
なので、資料を「作る時間」は、なるべく短くするほうが生産的です。
作る時間を短くする方法は様々です。
過去に自分が作ったスライドを微修正して使ったり、テンプレートを利用したり。
しかし、コンサルティング業務は、クライアントの置かれた状況に沿ったストーリーや、見せ方をする必要があり、過去の資料の使い回しなどは、あまり有効ではありません。(もちろん、似たようなプロジェクトの成果物を参考にすることはありますが。)
どんな場面でも、資料を「作る時間」を短縮できるのが、「ショートカット」です。
最も汎用的で、作成時間を短縮することができます。
ショートカットを使える人と使えない人では、「思考する時間」に差が出てくるため必然的にアウトプットの品質にも差が出てきます。
よく使うショートカットは暗記して、即座に使えるように訓練する
では「ショートカット」を使うためにはどうすれば良いのでしょうか？
答えは簡単で、普段の業務でショートカットを使いまくるしかありません。
最初は確かに作業スピードは落ちますが、慣れてくると、動作と指が連動し始めて勝手にショートカットで作業ができるようになります。
本当です。
まずは基本的なショートカットを覚えることをおすすめします。
パワーポイントでよく使うショートカットを一部記載しておきます。
| Ctrl ＋ C | [コピー]の実行 |
|---|---|
| Ctrl ＋ X | [切り取り]の実行 |
| Ctrl ＋ V | [貼り付け]の実行 |
| Ctrl ＋ D | [コピー][貼り付け]を同時に実行 |
| Ctrl ＋ Z | 直前の操作を元に戻す |
| Ctrl ＋ Y | 直前の操作を繰り返す |
| Ctrl ＋ S | 上書き保存 |
| Ctrl ＋ E | 文字の[中央揃え]を実行 |
| Ctrl ＋ L | 文字の[左揃え]を実行 |
| Ctrl ＋ R | 文字の[右揃え]を実行 |
| Ctrl ＋ Shift ＋ C | オブジェクトの書式の[コピー]の実行 |
| Ctrl ＋ Shift ＋ V | オブジェクトの書式の[貼り付け]の実行 |
上記はほんの一部かつ最も基本的なショートカットなので、知っているものもあると思いますが、パワーポイントでスライドを作成する際に役立つものばかりですので、知らないものがあれば、ぜひとも覚えて使ってみてください。
上記のような基本的なショートカットを集めた本が「ショートカットキー 時短ワザ大全ショートカットキー 時短ワザ大全」です。
パワーポイントだけでなく、仕事でよく使うアプリケーションの便利なショートカットが網羅されています。
しかも、よく使うものばかりが集められているので、即座に業務に役立ちます。
ショートカットを覚えるのに非常に参考になりました。
資料作成の作業効率を上げることが資料の品質を上げることにつながる
- アウトプットを出すためには「思考する時間」と「作成する時間」がある。
- 「思考する時間」を増やすことが、アウトプットの品質を上げることに繋がる。
- 「作成する時間」を短縮する手段の1つが「ショートカット」である。
ショートカットを覚えると資料の品質が向上し、最終的には帰る時間も早くなります。
終電を逃しながら、パワーポイントと締め切りに終われる仕事の仕方をやめたければ、ぜひともショートカットを覚えてみてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
